Varastoinnin ulkoistaminen: edut, ongelmat ja 3PL-kumppanin valinta

Tehokkaat varastotoiminnot ovat kriittinen osa yrityksen operatiivisen toiminnan sujuvuutta sekä asiakastyytyväisyyttä. Varastoinnin ulkoistaminen voi olla yksi keino vaikuttaa näihin.

Tässä artikkelissa pyrimme antamaan näkökulmia varastoinnin ulkoistamisesta ja sen vaikutuksista liiketoimintaasi.

Käsittelemme niin varaston ulkoistamisen etuja kuin myös erilaisia kompastuskiviä, joihin yritykset ovat törmänneet ulkoistaessaan varastoaan. Näiden lisäksi annamme vinkkejä, joiden avulla voit varmistaa, että löydät yrityksellesi parhaan mahdollisen kumppanin varastoinnin ulkoistamiseksi.

Info:

3PL eli 3rd party logistics eli kolmannen osapuolen logistiikka tarkoittaa yleisimmin ulkoista palveluntarjoajaa, jolle yritykset voivat ulkoistaa toimitusketjun palveluita. Artikkelissa puhuttaessa 3PL-kumppanista tarkoitetaan sillä palveluvaraston tarjoajaa.

Tässä blogitekstissä käydään läpi seuraavat hyödyt, joita yritys voi saavuttaa ulkoistamalla varastotoimintonsa:

1. Keskittyminen ydinliiketoimintaan
2. Joustavuus
3. Kustannussäästöt ja vähemmän sitoutunutta pääomaa
4. Asiantuntijuus
5. Kehittyneet ratkaisut
6. Ideaali sijainti
7. Vähemmän henkilöstöhallintoa
8. Lisäarvopalvelut

Usein organisaatioiden on kannattavaa miettiä, missä ne oikeasti ovat taitavia. Ajan ja resurssien ohjaaminen näihin toimintoihin on liiketoiminnan kannalta järkevää. Harva yritys esimerkiksi tuottaa kaikki raaka-aineensa, jatkojalostaa tuotteensa ja jakelee ne asiakkailleen itsenäisesti.

Kaikkien yritysten kohdalla varastointi ei välttämättä kuulu tähän ydinosaamiseen. Tällöin yrityksen on syytä pohtia, kannattaisiko vastuu varastoinnista siirtää jollekin taholle, jonka ydinosaamista se puolestaan on.

Jos liiketoimintasi on kausiluonteista, ei ole kannattavaa maksaa tyhjistä hyllyistä silkasta omistamisen ilosta. Laadukas 3PL-kumppani pystyy skaalautumaan yrityksesi liiketoiminnan tarpeiden mukaan. Parhaimman hyödyn yritys saa, jos sesonki on vastakkainen muiden asiakkaiden kanssa. Tällöin 3PL-operaattori voi optimoida omaa tilankäyttöään ja hinta voi olla alempi.

Avatessasi uutta liiketoimintaa, et joudu rakentamaan lisää varastotilaa, vaan voit laajentaa sopimustasi ulkoisen varastoinnin tarjoajan kanssa. Ulkoisen varastoinnin tarjoajaa valitessa on syytä kuitenkin huomioida, miten joustavaa palvelua he voivat sinulle tarjota.

Varastointi sitoo pääomaa muun muassa tilojen sekä laitteiden muodossa. Laajentaessaan toimintaansa yritys saattaa joutua investoimaan esimerkiksi uuteen varastorakennukseen. Kun varastointi ulkoistetaan, voit käyttää rahat yrityksesi ydinliiketoiminnan kehittämiseen. Kun suuria investointeja ei tarvitse tehdä, pienenee myös yrityksesi taloudellinen riski.

Jos valitset kokeneen palveluntarjoajan, pääset hyötymään heidän kartuttamastaan kokemuksesta. Osaava 3PL-palveluntarjoaja ymmärtää, miten varasto kannattaa optimoida. Hyvin optimoitu varasto palvelee tehokkaasti eri jakelukanavia ja mahdollistaa korkean palvelutason.

Koska varastointi on 3PL-kumppanin ydinliiketoimintaa, pyrkii se kehittämään jatkuvasti prosessejaan. Kehittyneet prosessit näkyvät sinulle tehokkuutena ja tuottavuutena ja viime kädessä palvelun hinnassa.

3PL-palveluntarjoaja seuraa myös alan säädöksiä, joten sinulta säästyy vaiva pienten yksityiskohtien muistamiselta. Säädökset voivat liittyä muun muassa vaarallisiin aineisiin ja työturvallisuuteen.

3PL-toimijoilla voi olla erilaisia kehittyneitä ratkaisuita käytössään. Tällaisten ratkaisuiden hankkiminen omaan varastoon voisi olla esimerkiksi liian kallista tai haastavaa. Kun teet yhteistyötä teknisesti kyvykkään 3PL-toimijan kanssa, hyödyt samalla heidän teknologioistaan.

3PL-kumppanin tehokas varastonhallintajärjestelmä voi mahdollistaa sinulle esimerkiksi pääsyn reaaliaikaiseen yksityiskohtaiseen dataan. Jos 3PL-kumppanilla on moderni ja tehokas varastonhallintajärjestelmä, voi yrityksesi mahdollisesti investoida kevyempään järjestelmään. Tarvitset kuitenkin omankin järjestelmän, koska sen avulla pysyt ajan tasalla esimerkiksi yrityksesi varaston sisällöstä ja täydennystarpeista.

Perinteisesti 3PL-toimijat ovat olleet melko konservatiivisia investoimaan automaatioon. Tähän on syynä sopimuskauden lyhyt kesto. Viime aikoina investointeja pientavara-automaatioon on kuitenkin tehty. Tämä voi olla mahdollisuus pienelle toimijalle, jolle automaatio sopisi, mutta volyymit eivät tue oman automaation hankintaa.

Todennäköisesti haluat, että varastosi sijaitsee hyvien liikenneyhteyksien varrella. 3PL-toimijoiden varastot sijaitsevat tyypillisesti tällaisissa strategisesti hyvissä paikoissa. Sijainnin osalta suurin hyöty kuitenkin saavutetaan, jos varasto halutaan kauemmas nykyisistä toiminnoista, esim. Keski-Eurooppaan, mutta ei ole halua perustaa omaa organisaatiota muualle. Tällöin paikallinen 3PL-kumppani voi olla hyvä ratkaisu.

Varaston toiminta vaatii henkilöstöä. Henkilöstö puolestaan vaatii esimerkiksi erilaisia henkilöstöhallinnon palveluita. Kun henkilöstö on 3PL-toimijan, et joudu itse keskittymään kouluttamiseen, palkanmaksuun tai suorituskyvyn hallintaan. Osaavan varastohenkilöstön hankinta voi olla myös haastavaa. Täytyy tosin todeta, että ei se aina ole ongelmatonta myöskään 3PL toimijoille.

Ulkoinen varasto ei ole välttämättä vain varasto, vaan se voi tuottaa muitakin palveluita kuin säilytystä ja keräilyä. Se voi sisältää esimerkiksi uudelleen pakkauksia tai tarroituksia. Ulkoinen palvelun tarjoaja voi olla myös erinomainen kumppani esimerkiksi verkkokauppapalveluissa. Varastotoimija voi tarjota verkkokauppa-alustan, jonka avulla päästään nopeasti käynnistämään oma verkkokauppa.

Netissä on runsaasti 3PL-toimijoiden kirjoittamia postauksia, joissa sinulle kerrotaan varaston ulkoistamisen eduista. Parhaan toimintatavan valitsemiseksi kannattaa kuitenkin myös pohtia, mitä haasteita varaston ulkoistamiseen voi liittyä. Näin voit muodostaa objektiivisen kuvan ulkoistamisen sopivuudesta oman yrityksesi tilanteeseen.

Haasteita, joihin yritykset ovat törmänneet ulkoistaessaan varastointiaan:

1. Palveluntarjoajan valinta
2. Johdon kontrollin menettäminen
3. Kommunikaatio ja yhteistyö
4. Suorituskyvyn hallinta
5. Kustannusten seuranta
6. Varasto ei ole välttämättä lähellä
7. Rajoittunut osaaminen toimialalta
8. Luottamuksellisuus ja turvallisuus
9. Varaston arvon kasvaminen

Oikean 3PL-kumppanin valinta yrityksellesi on kriittinen tehtävä. Oikeastaan mitkään edellä mainitut hyödyt eivät päde tilanteessa, jossa valitset väärän yhteistyökumppanin. Tämän takia on oleellista vertailla useita erilaisia 3PL-toimijoita ja harkita tarkkaan, mikä on juuri oikea kumppani yrityksellesi.

Tämän lisäksi operaattorin vaihtaminen on myös työläs ja kallis operaatio. Siihen vaaditaan paitsi fyysinen tavaroiden siirto, myös integraatiot omien tietojärjestelmien ja 3PL-toimijan varastonhallintajärjestelmän välille. Pahimmillaan toimituksiin tulee vielä katkoja ylimenokaudella.

Kun olet ulkoistanut varastoinnin, et voi suoraan nähdä tai hallita sitä, mitä varastossa tapahtuu. Tämä voi huonossa tilanteessa johtaa laatuongelmiin, virheellisiin varastoarvoihin, vahingoittuneisiin tuotteisiin tai viivästyksiin toimituksissa.

Näitä samoja ongelmia voit kohdata myös omassa varastossasi, mutta niihin puuttuminen on oman varaston osalta huomattavasti helpompaa.

Heikko kommunikaatio yrityksesi ja 3PL-toimijan välillä voi johtaa väärinymmärryksiin ja virheisiin. Viestintä oman organisaatiosi ulkopuolelle voi olla haastavampaa kuin viestintä oman organisaatiosi sisällä. Useat puhelinsoitot ja yhteydenotot asioiden hoitamiseksi voivat turhauttaa. Selkeää viestintää kaivataan, jotta esimerkiksi ongelmatilanteet saadaan tehokkaasti ratkaistua.

Jotta voit varmistaa, että yrityksesi logistiikka toimii tehokkaimmalla mahdollisella tavalla, tarvitset erilaisia suorituskykymittareita. On tärkeää, että 3PL-kumppanisi ymmärtää ja pystyy toteuttamaan tarkalleen sinun tarvitsemasi mittarit, jotta voit seurata logistiikkasi toimivuutta.

Kykyä kehittää ja tehostaa työtä tarvitaan erityisesti suoritteissa, jotka eivät ole hinnoiteltu yksikköhinnoilla. Esimerkiksi jos 3PL-toimija tekee setitystä tuntihinnalla, on tuntihinnan lisäksi tärkeää, että työ on myös organisoitu tehokkaaksi.

Oman varaston tapauksessa pystyt porautumaan kaikkiin kuluihin. Ulkoisen varaston tilanteessa tilanne voi olla toinen. 3PL-palveluntarjoajilla saattaa olla esimerkiksi monimutkaisia hinnoittelumalleja tai piilotettuja kuluja. Tällaisissa tilanteissa voi olla vaikea saavuttaa täyttä läpinäkyvyyttä, mikä vaikeuttaa yrityksesi kustannusten hallintaa. Toki myös oman varaston kulut saattavat olla hyvin piilossa kirjanpidossa.

3PL-toimijoiden käyttämät erilaiset hinnoittelumallit voivat myös vaikeuttaa toimijoiden antamien tarjousten vertailua.

On todennäköistä, että ulkoinen varasto ei sijaitse tismalleen samassa paikassa kuin muu yrityksesi. Jos valitset ulkoisen varaston, joka ei ole esimerkiksi samassa kaupungissa, voi säännöllinen vierailu varastolla viedä turhaa aikaa. Tässä tapauksessa tarvitset myös joissain tilanteissa jonkinlaisen runkokuljetuksen yrityksesi ja ulkoisen varaston välille.

Sinä tunnet yrityksesi liiketoiminnan varmasti paremmin kuin yksikään 3PL-toimija. 3PL-toimija, jolla ei ole minkäänlaista käsitystä toimialasi erityispiirteistä, on riski yrityksellesi. Tämä voi johtaa esimerkiksi virheisiin, jotka vahingoittavat varastoitavia tuotteita.

Jos varastoimiisi tuotteisiin liittyy sensitiivistä tietoa, voi ulkoinen varastointi olla riski. Ulkoisen varaston henkilöstö pääsee tällöin käsiksi tuotteisiin ja kasvattaa tietovuodon riskiä. On myös tilanteita, joissa et halua tulla paljastaneeksi asiakkaidesi tietoja ulkopuolisille tahoille.

Kun varasto ei ole enää omissa tiloissa, voi varastoon kertyä nimikkeitä, jotka eivät enää liiku. Ulkoinen varastoija laskuttaa näidenkin tuotteiden säilytyksestä. Ulkoista varastoa tulee hoitaa kuten omaakin ja karsia sieltä sellaiset nimikkeet, jotka liikkuvat huonosti. Mikäli varastointia tarvitaan, esimerkiksi asiakkaiden elinkaaripalveluihin, pitää miettiä, voisiko löytyä muunlaista varastointiratkaisua.

Käydään tässä luvussa läpi vaiheet, jotka sinun kannattaa toteuttaa, kun olet todennut, että ulkoinen varastointi tarjoaa yrityksellesi enemmän mahdollisuuksia kuin uhkia. Nämä vaiheet ovat:

1. Tarjouspyynnön laatiminen
2. Toimittajan taloudellisen tilanteen arviointi
3. Toimittajan teknisen kyvykkyyden arviointi
4. Palvelutasosopimuksen tekeminen

Kun saat tarjouksia eri toimijoilta, kannattaa sinun varmistua kilpailevien toimijoiden taloudellisesta tilanteesta. Hyvä taloudellinen tilanne on edellytys jatkuvuudelle ja investoinneille varastointisi tehokkuuteen.

Et halua olla vähän ajan päästä etsimässä taas uutta ulkoisen varastoinnin palveluntarjoajaa. Esimerkiksi tilinpäätöksen ja luottoluokituksen vilkaisu antaa jo hyvän kuvan toimijan taloudellisesta asemasta.

Tarvitset yrityksesi varastosta erilaista tietoa. Todennäköisesti haluat, että tämä tieto on mahdollisimman ajantasaista ja laadukasta. Haluat, että tieto siirtyy sujuvasti integraatioiden kautta järjestelmiisi.

3PL-toimijoiden välillä voi olla merkittäviä eroja siinä, miten edistynyttä teknologiaa he hyödyntävät toiminnassaan. Toimijan tekninen kyvykkyys saattaa avata sinulle myös uusia mahdollisuuksia, joita et ole ennen edes ajatellut saavuttavasi.

Kyvykkyys voi liittyä myös materiaalinkäsittelyyn. Erityisesti, jos halutaan käsitellä suuria tai painavia tavaroita tai vaarallisia aineita.

Monesti 3PL-toimijalle ulkoistetaan myös joitain rutiininomaisia tehtäviä. Näitä voivat olla esimerkiksi tarroitukset, settien kokoaminen tai muu työ, joka ei vaadi erityisosaamista. Nämä on syytä kuvata tarjouspyynnössä ja kilpailuttaa niin, että vastaukset ovat yhteismitallisia.

Kaikki edellä mainitut edut ja ongelmat ovat riippuvaisia siitä, millaisen 3PL-palveluntarjoajan kanssa päätät tehdä yhteistyötä. 3PL-kumppanin valinta ja 3PL-sopimuksen tekeminen ovat tärkeimmät vaiheet varaston ulkoistamisen näkökulmasta.