EP-Logistics Oy:n tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 13 ja 14 artiklan mukainen tietosuojaseloste. Päivitetty 26.10.2026.

1 Rekisterinpitäjä

EP-Logistics Oy (Y-tunnus 2259958-7)

Nuijamiestentie 5 C, 3. krs

00400 Helsinki

info@ep.fi

+358 9 134 4531

2 Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Tietosuojaa koskevat yhteydenotot ja pyynnöt: info@ep.fi (otsikolla ”Tietosuoja”).

3 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset, oikeusperusteet ja säilytysajat

Käsittelemme henkilötietoja vain alla kuvattuihin tarkoituksiin. Toimimme pääosin yritysasiakkaiden kanssa, joten käsittelemme lähinnä yritysten ja organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja.

A Yhteydenottoihin vastaaminen

Käsiteltävät tiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatio ja viestin sisältö.

Oikeusperuste: oikeutettu etu vastata yhteydenottoon. Tarjouspyynnöissä sopimusta edeltävät toimenpiteet (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta).

Säilytysaika: 24 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, ellei yhteydenotosta synny asiakkuutta.

Yhteydenottolomakkeella nimi ja sähköpostiosoite ovat pakollisia, jotta voimme vastata viestiin. Muiden tietojen antaminen on vapaaehtoista. Lomakkeen viestit toimitetaan sähköpostiimme, eikä niitä tallenneta verkkosivuston tietokantaan.

B Asiakassuhteen ja toimeksiantojen hoitaminen

Käsiteltävät tiedot: yhteyshenkilön nimi, titteli, organisaatio, yhteystiedot sekä toimeksiantoihin liittyvä viestintä.

Oikeusperuste: sopimuksen täytäntöönpano ja oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta).

Säilytysaika: asiakkuuden ajan ja 5 vuotta sen päättymisestä. Kirjanpitoaineistoa säilytetään kirjanpitolain mukaisesti 6–10 vuotta.

C Uutiskirje ja markkinointiviestintä

Käsiteltävät tiedot: nimi, sähköpostiosoite, organisaatio sekä tieto tilauksesta ja sen peruuttamisesta.

Oikeusperuste: uutiskirjeen itse tilanneiden osalta suostumus (6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Asiakas- ja kumppaniyritysten edustajien osalta oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta) ja sähköisen viestinnän palveluista annetun lain (917/2014) 200 §.

Säilytysaika: kunnes vastaanottaja peruu tilauksen tai vastustaa markkinointia. Passiiviset vastaanottajat poistetaan 5 vuoden kuluttua.

Uutiskirjettä lähetetään enintään neljä kertaa vuodessa. Jokaisessa viestissä on linkki, jonka kautta tilauksen voi peruuttaa.

D Rekrytointi

Käsiteltävät tiedot: nimi, yhteystiedot, hakemus, ansioluettelo ja muut hakijan osoitteeseen rekry@ep.fi toimittamat tiedot.

Oikeusperuste: sopimusta edeltävät toimenpiteet ja oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan b ja f alakohta). Avoimissa hakemuksissa hakijan suostumus (6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Säilytysaika: haettuun tehtävään liittyvät hakemukset 2 vuotta rekrytoinnin päättymisestä ja avoimet hakemukset 12 kuukautta.

E Verkkosivuston toiminta ja turvallisuus

Käsiteltävät tiedot: IP-osoite, selain- ja laitetiedot sekä välttämättömät evästeet.

Oikeusperuste: oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Säilytysaika: lokitiedot enintään 12 kuukautta.

F Kävijäseuranta ja yritysvierailijoiden tunnistus

Käsiteltävät tiedot: selaus- ja käyttötiedot, IP-osoite, evästetunnisteet sekä IP-osoitteen perusteella tunnistettu organisaatio. Käytössä ovat Google Analytics ja Leadfeeder.

Oikeusperuste: suostumus (6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Suostumuksen voi antaa ja peruuttaa evästebannerin kautta.

Säilytysaika: evästeselosteessa ilmoitetun ajan.

Leadfeeder tunnistaa IP-osoitteen perusteella, minkä organisaation verkosta sivustolla vieraillaan. Käytämme tietoa yritystason myynnin ja markkinoinnin kohdentamiseen, emme yksittäisten henkilöiden tunnistamiseen.

4 Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme tiedot ensisijaisesti henkilöltä itseltään, esimerkiksi yhteydenottolomakkeelta, sähköpostitse, uutiskirjeen tilauksesta, työhakemuksesta tai asiakasyhteistyön yhteydessä. Asiakas- ja kumppaniyritysten yhteyshenkilöiden tietoja voimme saada myös heidän työnantajaltaan tai julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta. Verkkosivuston käyttötiedot kerätään evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla.

5 Evästeet ja upotettu sisältö

Käytämme verkkosivustolla välttämättömiä evästeitä sivuston toiminnan varmistamiseksi. Tilastointi- ja markkinointievästeitä (Google Analytics, Leadfeeder) käytämme vain suostumuksellasi. Yhteystietosivun Google Maps -kartta voi asettaa evästeitä ja välittää tietoja Googlelle, joten se näytetään vasta suostumuksen jälkeen.

Voit muuttaa valintojasi milloin tahansa sivun alareunan ”Hallitse suostumusta” -painikkeesta. Tarkemmat tiedot löytyvät evästeselosteesta.

6 Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Emme myy tai vuokraa henkilötietoja. Verkkosivustoa ylläpitää oma henkilöstömme. Lisäksi käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja lukuumme. Niiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaiset käsittelysopimukset.

• HubSpot: asiakkuudenhallinta ja uutiskirjeet. Tiedot säilytetään EU:n alueella sijaitsevassa datakeskuksessa.
• Microsoft 365: sähköposti, mukaan lukien yhteydenottolomakkeen viestit ja työhakemukset.
• Google Analytics (Google Ireland Ltd): verkkosivuston kävijätilastot.
• Leadfeeder: sivustolla vierailevien organisaatioiden tunnistaminen.
• Google Maps (Google Ireland Ltd): kartta yhteystietosivulla.
• Seravo: verkkosivuston palvelintila.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos laki sitä edellyttää.

7 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Säilytämme henkilötiedot ensisijaisesti EU:n ja ETA:n alueella. HubSpot, Microsoft ja Google kuuluvat yhdysvaltalaisiin konserneihin, joten niiden tai niiden alihankkijoiden on mahdollista käsitellä tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella, esimerkiksi teknisen tuen yhteydessä. Tällöin siirto perustuu Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen (EU–USA-tietosuojakehys) tai komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

8 Tietojen suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Tietoja ei säilytetä manuaalisesti.

B Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Henkilötiedot säilytetään sähköisesti suojatuissa järjestelmissä. Pääsy tietoihin on rajattu henkilökohtaisin tunnuksin vain niille työntekijöille, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisia.

9 Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus:

• saada tieto siitä, käsittelemmekö tietojasi, ja saada pääsy tietoihisi
• vaatia virheellisten tietojen oikaisemista
• vaatia tietojesi poistamista
• vaatia käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä sekä vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa
• siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa; peruutus ei vaikuta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä osoitteeseen info@ep.fi. Vastaamme pyyntöön viimeistään kuukauden kuluessa. Voimme tarvittaessa pyytää vahvistamaan henkilöllisyytesi.

10 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, voit tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi). Toivomme, että otat ensin yhteyttä meihin, jotta voimme selvittää asian.

11 Automaattinen päätöksenteko

Emme tee henkilötietojen perusteella automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

12 Selosteen muutokset

Päivitämme tätä selostetta tarvittaessa, esimerkiksi palveluiden tai lainsäädännön muuttuessa. Voimassa oleva versio on aina saatavilla tällä sivulla.