Yrityksen tulee pystyä jatkuvasti parantamaan omaa logistiikkaansa, jotta se pysyy mukana kilpailussa. Yksi oleellinen osa yrityksen logistiikkaa on varastotoiminta. Jos varasto toimii kuten pitääkin, vaikuttaa se positiivisesti muun muassa asiakastyytyväisyyteen, toimitusaikoihin sekä kustannuksiin.
Mistä sitten tiedän, onko varastomme suorituskykyinen?
Varaston suorituskyvyn mittaamiseen on esitetty lukuisia erilaisia ratkaisuja ja mittaristoja, jotka vaihtelevat esimerkiksi toimialan mukaan. Luonnollisesti kaikkia varastoja ei voida mitata samoilla mittareilla. Tämän blogitekstin tarkoituksena onkin esitellä hyvä perusrunko varaston suorituskyvyn mittaamiselle, jonka pohjalta voit räätälöidä mittariston omaan varastoosi sopivaksi.
Mitä varaston osa-alueita tulisi mitata?
Pääpiirteissään varastotoiminta voidaan jakaa seuraaviin vaiheisiin: vastaanotto, hyllytys, varastointi, keräily sekä lähetys.
Vastaanotto pitää sisällään esimerkiksi rekkojen ohjaamisen laituriin, kuorman purkamisen, tarkastamisen ja kirjaamisen varastojärjestelmään. Hyllytyksessä ja varastoinnissa on kyse tuotepaikan varmistamisesta ja tuotteen siirtämisestä purkualueelta varastopaikalleen. Keräilyssä valmistellaan tilausta eli esimerkiksi noudetaan tilauksen tuotteet niiden varastopaikoilta. Keräilyä on luonnehdittu varastotoiminnan työvoimaintensiivisimmäksi vaiheeksi. Viimeinen osa, lähetys, sisältää tuotteiden pakkauksen ja lähetysasiakirjojen tulostuksen, rekkojen aikatauluttamisen, oikean laiturin osoittamisen sekä lastaamisen
Edellinen kuvaus on hyvin yksinkertaistettu ja suoraviivainen, mutta kertoo hyvin varastoinnin päävaiheet, jotta jokaiselle toiminnan osa-alueelle voidaan asettaa mittarit.
Mitä mittareita olisi hyvä seurata ja käyttää?
Mittarit voidaan jakaa prosessin osan ja mitattavan ominaisuuden mukaan esimerkiksi seuraavasti:
Kusrini, E. et al. (2018) mukaileva taulukko yllä jakaa varaston mittarityypit taloudellisiin, tehokkuutta/ tuottavuutta mittaaviin, kapasiteettia mittaaviin ja laatua mittaaviin mittareihin.
Tässä kappaleessa esittelemme kullekin varastotoiminnan osa-alueelle ainakin yhden oleellisen mittarin hieman tarkemmin.
1. Vastaanotto
Vastaanotolla on suora vaikutus varastoinnin muihin toimintoihin, joten sen toimivuus ja tehokkuus ovat varsin oleellisia asioita. Vastaanoton tärkein mittarikategoria onkin joko tuottavuus tai tehokkuus. Tämä mittari kertoo, miten paljon materiaalia saadaan vastaanotettua työntekijälle suunniteltuun työmäärään verrattuna.
Yksi tapa laskea tämä voisi olla:
Yllä esitettyä mittaria voi muokata tarpeen mukaan esimerkiksi osoittajan suhteen vaihtamalla materiaalin yksikköä. Tilanteen mukaan voidaan mitata vaikkapa kiloja, tilausrivejä, tilavuutta tai lavoja.
2. Hyllytys
Hyllytysaika
Hyllytyksestä on oleellista tietää, kuinka kauan kestää tuotteiden siirto omille varastopaikoilleen. Hyllytysaika on yksinkertaisuudessaan hyvä mittari siihen. Mitä alhaisempi hyllytysaika, sitä paremmin hyllytysprosessi toimii.
Hyllytysaika tarkoittaa siis sitä aikaa, jonka yhden yksittäisen tuotteen hyllyttäminen vie. Hyllytysaikaa voidaan tarkastella myös tuoteryhmien näkökulmasta. Suosituimmilla tuotteilla hyllytyksen pitäisi olla helpointa ja nopeinta, jotta niiden varastosta löytymisen todennäköisyys olisi suurin.
Hyllytystarkkuus
Toinen käytännöllinen mittari hyllytyksen seurantaan on hyllytystarkkuus. Vaikka mittari on melko ilmeinen, ei sitä kannata väheksyä. Se voi signaloida hyllytyksen kohtia, joissa prosessi ei toimi optimaalisella tavalla. Tällä mittarilla pyritään luonnollisesti mahdollisimman lähelle 100 %.
Hyllytyksen tarkkuus lasketaan:
Mittarin haasteena on kuitenkin se, että virhehyllytyksistä ei saada tietoa ennen kuin joku huomaa virhetilanteen. Datankeruun haasteet kannattaakin ottaa huomioon mittaristoa suunniteltaessa.
3. Varastointi
Tilan hyödyntäminen
Yksi varastoinnin oleellisimmista mittareista kertoo tilan hyödyntämisestä. Tilan hyödyntämistä kuvaava luku voidaan laskea muun muassa seuraavasti:
Sama luku voidaan määrittää myös esimerkiksi kuutioina.
Jos tilan hyödyntämistä kuvaava luku on jatkuvasti todella korkealla tai todella alhaalla, on syytä pohtia varaston tilantarvetta uudestaan. Turhaan tilaan liittyy aina kiinteitä kustannuksia, ja toisaalta taas liian vähäinen varastotila haittaa liiketoimintaa.
Varaston kiertonopeus
Yksi tunnetuimmista varaston mittareista on sen kiertonopeus. Varaston kiertonopeus kertoo, kuinka monta kertaa varasto myydään ja täydennetään tietyn aikavälin aikana eli kauan tavara pysyy keskimäärin varastossa. Tämä on tärkeää tietoa muun muassa liiketoiminnan suorituskyvyn, kustannusjohtamisen sekä myynnin näkökulmasta.
Varaston kiertonopeus lasketaan:
Kiertonopeuden laskennassa voidaan käyttää tai tuotteiden rahallista arvoa. Rahallista arvoa käytettäessä on syytä muistaa, että keskivarasto lasketaan hankintahintaisena, jolloin myös vuosikysyntä tulee olla hankintahinnasta laskettu.
Alhainen varaston kiertonopeus voi viestiä esimerkiksi liian suuresta varaston koosta tai liian suurista hankintaeristä. Toisaalta esimerkiksi tilanteessa, jossa hintoihin kohdistuu nousupaineita, voi alhainen varaston kierto olla hyvä asia. Korkea varaston kierto voi puolestaan viestiä onnistuneesta myynnistä tai sitten huonosta kysynnän ennustamisesta.
Varastoon sitoutunut pääoma
Varastoon sitoutunut pääoma kuvaa nimensä mukaisesti rahallista arvoa, joka on sitoutunut kiinni yrityksen varastoon. Raha, joka on kiinni varastossa, on pois muusta liiketoiminnasta, joten yleisesti mittari halutaan mahdollisimman pieneksi.
Mittari voidaan laskea eri aikajänteillä
, jossa korkona käytetään tuotto-odotusta, jos sitoutunut pääoma olisi kiinni jossain muussa toiminnassa.
4. Keräily
Keräilyn mittarit voidaan nähdä käytännössä hyllytyksen mittareiden vastineina. Molemmissa toiminnoissa on kannattavaa mitata samankaltaisia asioita.
Keräilyaika
Keräilyn suorituskyvyn seurantaan yleispätevä indikaattori on keräilyaika. Keräilyaika kuvaa, kauanko kestää yhden tilauksen keräämisessä. Tämä mittari on siitä hyvä, että varaston toimintaa kehitettäessä vaikutusten tulisi näkyä suoraan tässä mittarissa. Samaa voidaan myös mitata toisaalta keräilyn tehokkuudella, joka kuvaa kerättyjen tilausrivien määrää esimerkiksi per tunti.
Keräilytarkkuus
Vaikka keräily olisi tehokasta, se ei riitä, jos kerätyt tuotteet ovat usein vääriä. Keräilyn tehokkuuden mittarin rinnalle kannattaakin siis valita keräilytarkkuutta kuvaava mittari.
Keräilytarkkuus lasketaan:
Alhainen keräilytarkkuus saattaa viestiä muun muassa siitä, että keräilijät tarvitsevat enemmän koulutusta ja harjoitusta, tai sitten he voivat olla myös ylikuormitettuja, joka johtaa kiireeseen ja virheisiin. Myös itse prosessissa voi olla kehitettävää keräilytyön tueksi.
5. Lähetys
Tilauksen toimitusaika
Tilauksen toimitusaika lasketaan siitä hetkestä alkaen, kun tilaus on tullut varastolle. Se sisältää tilauksen käsittelyn, keräilyn, pakkauksen sekä lähetyksen. Jos yritys käyttää ulkopuolista kuljetusliikettä, ei välttämättä ole mielekästä laskea toimitusaikaan mukaan kuljetusliikkeen toimitusaikaa, vaan voi olla järkevää tarkastella sitä erillisenä aikana. Tämä siksi, että yritys voi tehostamalla omia prosessejaan vaikuttaa edellä mainittuihin seikkoihin, mutta ei kuljetusliikkeen tehokkuuteen (paitsi vaihtamalla sitä).
Toimitusaika on kriittinen mittari, koska varsinkin nykyään asiakkaat vaativat tilauksilleen nopeita toimitusaikoja. Toimitusaikaa mitatessa kannattaa pitäytyä pidemmän aikavälin keskiarvoissa, koska lyhyellä aikavälillä erilaisten tilausten vaikutus mittariin on suuri ja voi aiheuttaa virheellisiä tulkintoja toiminnasta.
Yhteenveto
Tässä blogissa esiteltiin joitakin mittareita, joilla voidaan tarkastella varaston suorituskykyä. On kuitenkin hyvä muistaa, että mittaaminen mittaamisen ilosta ei ole järkevää. Varaston mittaamisen perimmäinen tavoite onkin saada kokonaiskuva varaston toiminnasta ja toisaalta tunnistaa ne kohdat, joihin keskittymällä varastosta saadaan enemmän irti.
Varastoa kehittämällä voidaan vaikuttaa positiivisesti esimerkiksi liiketoiminnan kustannuksiin, toimitusaikoihin ja asiakastyytyväisyyteen. Parhaimmillaan varasto voikin toimia kilpailuetuna yritykselle. Mittaamalla varastosi toimintoja pääsetkin parhaiten kiinni siihen, mitä varastosi osa-alueita kannattaa tarkastella ensimmäiseksi.
Lähteet
Kusrini, E. et al. (2018) Determining key performance indicators for warehouse performance measurement – a case study in construction materials warehouse. MATEC Web of Conferences. [Online]
Haluaisitko lukea blogikirjoituksen jostain tietystä aiheesta?
Haluamme tuottaa sisältöä, jonka lukijamme kokevat mielenkiintoiseksi ja hyödylliseksi. Voit jättää tällä lomakkeella meille aihe-ehdotuksen.
