Tietojärjestelmän Hankinta: Tietojärjestelmän Valinta ja Käyttöönotto

Luettuasi tämän blogitekstin sinulla on hyvä käsitys siitä, mitä kaikkea tietojärjestelmän valinnassa kannattaa huomioida ja miten käyttöönotto kannattaa toteuttaa.

Tämä kirjoitus on jatkoa edelliselle blogitekstille, jossa käsittelimme tietojärjestelmäinvestoinnin hyötyjen arviointia ja vaatimusmäärittelyä.

Tietojärjestelmän valinta

Kun olet arvioinut investoinnin hyödyt ja toteuttanut vaatimusmäärittelyn, voit aloittaa valitsemaan oikeaa järjestelmää sekä toimittajaa. Perehdytään tässä luvussa siihen, miten tietojärjestelmiä kannattaa vertailla, jotta teet lopulta oikean valinnan.

Tietojärjestelmien vertailumenetelmät

Vertailun tavoitteena on, että saat asetettua toimittajat ja heidän tarjoamansa tietojärjestelmät paremmuusjärjestykseen. Tätä vertailua tulet sitten käyttämään myöhemmin perustana hankintaesitykselle sekä hankintapäätökselle.

Jos olet hankkimassa isompaa ja monimutkaisempaa järjestelmää, et toivottavasti ole tekemässä päätöstä puhtaasti fiilispohjalta. Mutta sanomme myös sen sinulle, joka olet hankkimassa ehkä yksinkertaisempaa tai pienempää järjestelmää: älä tee sitä pelkästään fiilispohjalta.

Kun valitset tietojärjestelmää, sisältyy valintapäätökseen monia kriteereitä. Harvemmalla meistä on sellaiset kognitiiviset lahjat, jotka mahdollistaisivat näiden kaikkien huomioon ottamisen ilman virheitä.

Tieteellisessä tutkimuksessa on kehitetty ja esitetty loputon määrä menetelmiä, joiden avulla voidaan tehdä päätöksiä tilanteissa, joissa on monia kriteereitä. Yksi esimerkki tästä on AHP eli analyyttinen hierarkiaprosessi.

Monesti nämä mallit ovat kuitenkin melko monimutkaisia, eivätkä kovin käytännöllisiä. Tietojärjestelmähankkeissa on muutenkin tyypillisesti ihan tarpeeksi uutta opeteltavaa.

Olemme itse havainneet parhaaksi keinoksi perinteisen painotetun pisteytysmenetelmän (teoriassa tunnettu ”weighted scoring model” eli WSM). Tässä mallissa määritetään valintakriteerit ja jokaiselle niistä omat painot ja arvosteluasteikot. Voittavan vaihtoehdon löydät, kun summaat arviointiasteikkojen ja painojen tulot yhteen.

Moni varmasti käyttää tätä menetelmää intuitiivisesti tietämättään, että sille on teoriassa nimikin. Ja hyvä niin.

Tälläkin mallilla on omat ongelmansa. Yksi on esimerkiksi se, että pääset täysin mielivaltaisesti määrittämään painot kriteereille. Olemme huomanneet tämän haastavaksi tehtäväksi siinä vaiheessa, kun kriteerejä alkaa kertymään paljon.

Lisäksi tyypillisesti osallistujilla voi olla vinoutuneita näkemyksiä erilaisten kriteerien tärkeydestä: johtaja voi korostaa raporttien tärkeyttä, kun taas tuotannonsuunnittelijaa kiinnostaa tuotannonsuunnittelun toiminnallisuudet.

Vertailukriteerien valinta

Kriteerien määrittäminen voi tuntua suhteellisen työläältä tehtävältä. Hyvä lähestymistapa on ensiksi valita pääkategoriat, joista kriteerejä valitaan. Kokemuksemme mukaan seuraavat kategoriat kannattaa ainakin huomioida:

• Toiminnallisuudet. Kertovat, mitä kaikkea voit tehdä tietojärjestelmällä.
• IT-arkkitehtuuri. Järjestelmän integroitavuus, skaalautuvuus, luotettavuus sekä turvallisuus.
• Kustannukset. Laitteistohankinnat, lisenssit, käyttöönotto ja käyttötuki.
• Käytettävyys. Käyttöliittymä, ohjeet, mobiilikäyttö sekä offline-tuki.
• Toimittajaorganisaatio. Toimittajan vakaus ja luotettavuus.

Hankkimastasi järjestelmästä riippuu pitkälti, mitä yksittäisiä kriteereitä asetat kuhunkin kategoriaan. Emme voi siihen valitettavasti antaa vastausta tämän blogin raameissa. Tässä vaiheessa kannattaa miettiä samalla myös kriteerien painot ja merkata, mikäli jotkut niistä ovat pakollisia.

Toimittajien tapaamiset

Jotta voit vertailla toimittajia ja heidän järjestelmiään, tulee sinun järjestää tapaamisia heidän kanssaan. Emme mene tässä kovin syvälle siihen, miten toimittajatapaamisiin kannattaa valmistautua tai mitä niissä kannattaa tehdä. Tämä johtuu siitä, että toimittajatapaamiset riippuvat niin paljon järjestelmästä ja aihepiiristä.

Tässä on kuitenkin muutamia vinkkejä, joilla sinä ja toimittaja saatte varmasti tapaamisesta enemmän irti:

• Toimita vaatimusmäärittelymateriaali toimittajalle hyvissä ajoin etukäteen
• Kuvaa mahdollisimman kattavasti ja selkeästi, mikä on yrityksenne tarve
• Tutustu toimittajiin ja heidän järjestelmiinsä jo etukäteen hiukan, jotta sinulla on jo jonkinlainen käsitys näistä tapaamisessa
• Varaa tapaamisiin riittävästi aikaa

Tietojärjestelmän käyttöönotto

Nyt olet jo varsin pitkällä tietojärjestelmäprojektissa! Käyttöönotto tapahtuu usein toimittajan kanssa yhteistyössä, joten siihen emme voi antaa puhdasta toimintasuunnitelmaa. Voimme kuitenkin kertoa, miten kasvatat mahdollisuutta onnistua käyttöönotossa.

Miten onnistut tietojärjestelmän käyttöönotossa?

Katsotaan asiaa nurinkurisesta näkövinkkelistä. Eli miksi tietojärjestelmien käyttöönotto epäonnistuu?

Monissa aihepiirin tutkimuksissa on käynyt ilmi, että suurimmat syyt tietojärjestelmien käyttöönoton epäonnistumiseen ovat huono suunnittelu ja korkea järjestelmän kustomoinnin aste.

Muita syitä teoriasta, miksi käyttöönoton on havaittu menevän pieleen:

• Ylimmän johdon sitoutumisen puute
• Tehoton kommunikointi
• Riittämätön koulutus
• Käyttäjätuen puute
• Huono projektijohtaminen
• Vanhoihin järjestelmiin luottaminen
• Osastojen väliset konfliktit
• Projektiryhmän kokoonpano
• Liiketoimintaprosessien suunnittelun epäonnistuminen
• Tarvittavien muutosten selkeyden puute

Olihan pitkä lista. Kasvatat varmasti onnistumisesi todennäköisyyttä, kun kiinnität käyttöönotossa huomiota näihin kaikkiin edellä mainittuihin asioihin.

Nämä asiat ovat myös sellaisia, joihin sinulla pitäisi olla mahdollisuus vaikuttaa. Ne eivät siis riipu pelkästään valitsemastasi toimittajasta.

Valitettavasti, vaikka järjestelmäsi on onnistuneesti otettu käyttöön, et ole vielä valmis. Tämän jälkeen alkaa vaihe, jossa tietojärjestelmää jatkokehitetään ja käyttäjiä tuetaan. Nämä molemmat ovat varsin tärkeitä asioita, jotta myöhemmin tietojärjestelmäprojekti voidaan todeta onnistuneeksi.

Yhteenveto

Esittelimme tässä ja edellisessä blogitekstissä neljävaiheisen mallin tietojärjestelmän hankintaan.

Neljä vaihetta muistin virkistykseksi:

1. tietojärjestelmäinvestoinnin hyötyjen arviointi
2. vaatimusmäärittely
3. vaihtoehtojen vertailu
4. hankinta ja käyttöönotto.

Nämä kirjoituksemme eivät varmasti ole aukottomia, mutta jos pidät kaiken artikkeleissa mainitun mielessä, olet varmasti lähempänä onnistumista tietojärjestelmähankkeen osalta.

Sinua voisi kiinnostaa myös